Você, proprietário de micro ou pequena empresa, já se perguntou porque a sua produtividade não aumenta? Por que tem ocorrido desperdício de materiais? Por que a falta de um colaborador afeta a produção? Tudo isso pode ser resolvido a partir de um gerenciamento de processos.
Alguns empreendedores acreditam que não precisam gerenciar seus processos. Afinal, a empresa é pequena, os colaboradores exercem suas funções, entregam o que foi proposto, e é isso que importa, não é mesmo?
NÃO!
Como o produto foi construído? Quem ficou responsável pelo início ou fim da produção? Poderia ter utilizado menos insumos para chegar ao resultado final? Poderia ter otimizado o tempo de produção da mercadoria? Essas são algumas perguntas que precisam serem respondidas.
Mas como implementar um gerenciamento de processos na sua empresa?
Nós, da UFMG Consultoria Júnior, utilizamos a metodologia Business Process Transformation (BPT), evolução da ferramenta Business Process Management (BPM). Essa metodologia pode ser encontrada em um de nossos artigos: BPM é coisa do passado: conheça o BPT – Business Process Transformation.
Sem mais delongas! O BPT busca analisar os processos atuais da empresa, para identificar os pontos de melhoria da produção. Com isso, o objetivo é criar um plano de ação para resolver os gaps da empresa. Assim, a empresa pode evitar que ocorra retrabalho, ou pode otimizar o tempo de produção de um produto.
É possível até mesmo utilizar menos insumos, gerando impactos positivos para o negócio, visto que assim ocorrerá a melhor utilização dos materiais, além de um processo de produção mais adequado, ocasionando um aumento da produtividade. Para conseguir todo esse impacto na sua empresa é preciso entender que o BPT trabalha com 7 princípios para realizar o gerenciamento de processos.
7 princípios para realizar o gerenciamento de processos:
- Visão ponta a ponta: entender tudo que ocorre na empresa, desde a compra de insumos até a produção da mercadoria.
- Entregas contínuas: são mudanças que podem ser realizadas na empresa desde a identificação do problema, para conseguir visualizar como uma mudança pode afetar a realidade da produção.
- Orientações para ganhos: foco no futuro, ou seja, continuar enfrentado as adversidades que a empresa possui, através de planos de ação, visando impactar o cotidiano da empresa.
- Método orientado ao desafio: o foco é desenvolver processos que gerem impactos positivos na empresa, porém, só é possível alcançar esses resultados se parar, analisar a situação e mudá-la, sem restrições.
- Decisões orientadas por fatos e dados: para realizar mudanças na empresa é necessário conhecer os fatos e informações necessárias, para que assim possa tomar decisões embasadas.
- Soluções exequíveis e práticas: é necessário encontrar uma solução que otimize o processo e seja de qualidade, ou seja, que gere impacto na empresa, mas que seja algo possível para seus padrões.
- Mão na massa: ser responsável pela mudança que quer gerar na empresa, ou seja, colocar as transformações dos processos em prática.
Antes de sair correndo desse artigo e tentar implementar o BPT na sua empresa, é interessante saber que tipos de erros ocorrem no momento de realizar o gerenciamento de processos.
Quais tipos de erros mais comuns ao realizar o gerenciamento de processos?
Um dos principais equívocos é pensar que todos na empresa desejam realizar mudanças. Na verdade, muitos estão acostumados com suas tarefas e não querem sair da sua zona de conforto, uma vez que é comum temer o novo.
Empresas que apresentam corpo técnico menor, geralmente apresentam colaboradores focados em seus procedimentos e que não dão espaço para outros realizarem a mesma função. Além disso, cada um já está preocupado em realizar seu procedimento com excelência. Porém, quando algum indivíduo falta, ninguém sabe realizar o seu trabalho, gerando assim um grande impacto na produção.
Além dos riscos citados, tais empresas estão à deriva por apresentarem poucos colaboradores e pouco capital. O objetivo desse capital é gerar algo inovador e atrativo, para que assim consiga ganhar mais mercado e garantir o seu público. Assim, a empresa estará sempre enfrentando desafios. Por isso, é bom conhecer quais são as adversidades do negócio, visando contorná-las quando necessário.
Mas como funciona na prática?
Para concretizar o assunto, vamos pegar o exemplo de uma farmácia familiar. Nessa farmácia, apenas uma pessoa sabe realizar a compra no sistema da empresa. Por uma eventualidade essa pessoa precisa faltar um dia de serviço, o que acontecerá com essa farmácia? Ficará sem vender seus produtos por todo um dia?
Agora, imaginemos uma padaria. O dia em que o padeiro falta o serviço, a padaria fica sem vender pão? Não! Outro colaborador fará seu serviço, contudo, fica o questionamento: ele sabe exercer tal função? Ele sabe a quantidade correta dos produtos? Quanto foi desperdiçado e improdutivo para a empresa? O quanto esse dia pode ter afetado a imagem da empresa no mercado? Quantos clientes a empresa pode ter perdido em apenas um dia?
Os exemplos buscam apresentar o quanto um problema de gerenciamento de processos pode ser arriscado para o empreendimento. É por isso que se deve pensar nas soluções antes que elas sejam necessárias, para não afetar a empresa.
Texto escrito por Jade Moreira, Consultora De Projetos da UFMG Consultoria Jr.
