Conhecer minuciosamente cada um dos processos de uma empresa e se atualizar de forma constante é fundamental para garantir uma vantagem em relação ao resto do mercado.
Quando estamos familiarizados com o negócio somos capazes de perceber falhas nas atividades e podemos corrigi-las adequadamente, permitindo assim a geração de melhorias.
Uma boa forma de garantir que isso aconteça é utilizando a ferramenta de fluxograma de processos, que quando bem realizado pode se tornar o diferencial competitivo de sua empresa.
Pensando nisso, preparamos esse artigo para que você a conheça melhor e quem sabe até não consiga implementar em seu negócio. Vamos lá?!
O que é um fluxograma de processos?
Um fluxograma de processos nada mais é do que a representação de uma sequência de atividades e suas interações por meio de símbolos gráficos e com diversos significados diferentes.
De forma geral, se trata de uma ferramenta de qualidade muito utilizada na modelagem de processos de negócios e para a realização da gestão de processos, permitindo que sejam descritos o fluxo de pessoas, materiais, máquinas, etc.
Assim, seu objetivo é facilitar a compreensão dos processos de forma simples e mostrando como funciona uma organização, e possui diversos benefícios, como:
- Mostrar os passos para a realização da atividade;
- Permitir a visualização de possíveis falhas;
- Facilitar a consulta em caso de dúvidas ou apresentação para novos colaboradores;
- Determinar normas padrão para a execução das atividades.
Principais símbolos utilizados
Para facilitar o entendimento e análise de cada um dos processos esquematizados, existe uma série de símbolos que servem para atender a diferentes objetivos.
Confira os principais tipos utilizados e seus respectivos significados:
1. Início ou fim do processo
Esse símbolo é utilizado para sinalizar quando um processo começa ou termina, marcando assim as entradas e saídas. De forma geral, a maioria dos processos inicia com a introdução de uma informação, solicitação ou matéria-prima e finaliza com um resultado, e esses pontos de início e término precisam ser bem delimitados.
2. Fluxo
O fluxo pode ser identificado através de setas e expõe a conexão de cada etapa do processo, indicando assim qual é a sequência de realização de cada uma delas. Se um processo tiver símbolos soltos não é possível saber qual o momento dele processo, então todos precisam estar reunidos pelas setas.
3. Processo
O retângulo horizontal indica as atividades necessárias para chegar a um resultado – os processos. Cada um deles deve ser inserido em sequência, seguindo exatamente a ordem em que as atividades devem ser realizadas.
Em uma hamburgueria, por exemplo, o atendente teria que: atender a ligação, registrar o pedido, preparar o lanche, embalar e enviar para entrega.
4. Conector
Representado por um círculo, um conector serve para ligar um ponto a outro nas atividades do processo e suas principais ocorrências são quando os pontos estão distantes e ficariam confusos caso fossem ligados pelas setas. Para identificá-los, basta inserir letras ou números e assim entender sua continuidade.
5. Decisão
As tomadas de decisões dentro de um fluxo de processos são representadas por losangos e eles indicam os momentos em que o processo pode seguir por mais de um caminho diferente dependendo da tomada de decisão realizada.
Para ficar mais claro, um exemplo é um fluxo de venda onde para pagar a vista um atendente recebe o dinheiro em mãos e se necessário dá o troco, e para pagar no cartão é necessário o uso da máquina de cartão de crédito, fazendo com que a atividade tenha dois caminhos diferentes.
6. Operação manual
Quando representado em um fluxograma, o símbolo de operação manual significa que determinada atividade precisa ser realizada por alguém, como ligar uma máquina através do aperto de um botão.
7. Processo pré-definido
Os processos pré-definidos são aqueles que já foram mapeados em algum outro fluxograma e devem ser utilizados em casos onde se faz necessário deixar claro que o processo não é nada novo ou que pode ser modificado.
8. Espera
Esse símbolo serve para demonstrar o tempo de espera necessário para que uma atividade específica possa ter sua continuidade.
9. Documento
O retângulo com sua parte interior angulada indica que, na determinada etapa do processo onde ele aparece, um documento é gerado. Pode ser uma nota fiscal, um contrato, um termo, etc.
10. Vários documentos
Assim como o anterior, representa a ideia de geração de documento, mas não apenas de um e sim de vários.
Tipos de fluxogramas
Para representar os processos e se encaixar com o contexto deles existem diversos tipos de fluxogramas, mas dois são destaque pela utilização. São eles:
1. Fluxograma de processo linear
Nada mais é do que um diagrama que mostra a sequência das atividades de forma linear, seguindo a ordem das atividades e utilizando os diversos símbolos para marcar cada tipo.
2. Fluxograma de processo funcional
O fluxograma de processo funcional também segue a sequência das atividades, porém elas ficam distribuídas de forma setorial e os processos se dividem com base em suas áreas e departamentos através de “raias”.
É ótimo para representar as diversas pessoas que podem atuar em um mesmo processo e demonstrar como ocorrem as interações entre elas.
Como elaborar um fluxograma de processos?
Já que um fluxograma deve apresentar um processo em detalhes de forma visível, é importante que algumas etapas sejam seguidas.
#Etapa 1
O primeiro passo para garantir um mapeamento é determinar com precisão quais serão os principais processos a serem analisados, e todas as suas atividades devem ser consideradas, com início, meio e fim.
#Etapa 2
Após definir os processos que serão mapeados, cada uma das atividades presentes em cada um deles deve ser avaliada de forma minuciosa, e todas elas precisam estar representadas exatamente como ocorre no momento, mesmo que pareça confuso.
#Etapa 3
Com as atividades analisadas, deve-se agora estudar a fundo cada uma delas para compreender cada um dos seus passos. Algumas perguntas podem ajudar, como:
- Por que esse processo ocorre?
- A atividade é uma ação ou uma tarefa?
- Qual a ordem em que as atividades são realizadas?
- Algum sistema é utilizado?
- Ocorre alguma espera?
- Quais são suas entradas e saídas?
#Etapa 4
A partir das análises realizadas anteriormente e com as atividades todas listadas, chega a hora de colocar tudo em prática no fluxo, atentando sempre para que os símbolos se encaixem direitinho com o que está ocorrendo. Assim, você obterá seu mapeamento de forma completa.
E para finalizar
Ao elaborar em sua empresa, você poderá identificar como ocorre cada um de seus processos e as principais falhas, permitindo assim a melhoria.
Inclusive, você também pode conferir nosso blogpost com 4 exemplos de mapeamento de processos. Pode ser interessante para aprofundar seus conhecimentos em gestão.
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