Neste Case você verá como a equipe da UFMG Consultoria Jr executou a Gestão de Processos no Escritório Abi-Ackel Advogados Associados.
A economia de R$19.200, contando apenas o mês de fevereiro, garantiu a satisfação do cliente.
O tempo estimado para a leitura é de 5 minutos.
Projetos envolvidos: Mapeamento de Processos.
O Desafio
O Escritório Abi-Ackel Advogados Associados atua na qualidade de Assessores e Consultores na área preventiva ou na representação processual judicial, fornecendo embasamento legal no atendimento e detectando oportunidades que sejam vantajosas aos seus clientes.
O escritório teve um grande crescimento nos últimos anos, e por isso, houve uma defasagem no controle das atividades internas.
Sendo assim, após uma análise interna feita pelo coordenador do escritório, notou-se a necessidade de mapear os processos com o objetivo de melhorar a gestão de conhecimento, e assim, ter uma visão sistêmica da empresa.
A Solução
Diante desse cenário, a UFMG Consultoria Jr realizou na empresa um projeto de Gestão de Processos do Escritório.
Você sabe o que é um projeto de gestão de projetos? O Projeto de Gestão de Processos da UCJ possui foco em aumentar a eficiência, reduzindo custos e aumentando a qualidade, com consequente impacto positivo na satisfação dos clientes!
Primeira Etapa: Desenhar Processos
O projeto começou com a realização de um estudo dentro do escritório, visando identificar cada processo presente no setor.
Após a identificação dos processos e seu entendimento, foi feito o desenho de cada um deles, para que posteriormente, fosse capaz de identificar lacunas que possam ser melhoradas.
Os insumos obtidos nesta etapa foram compilados e analisados, com intuito de identificar e compreender os inputs de entrada e saída. Assim, foi possível a construção da Cadeia de Valor da empresa visando garantir um melhor entendimento dos seus processos internos.
A Cadeia de Valor designa uma série de atividades relacionadas e desenvolvidas pela empresa a fim de satisfazer as necessidades dos clientes, que é deixar visível os processos que acontecem na área.
Essa análise foi feita através de dados coletados junto ao cliente e o dia-a-dia do setor.
Segunda Etapa: Aprimorar Processos
Após desenhar cada processo, a equipe analisou cada um e redesenhou os que foram necessários.
O foco da etapa foi identificar os pontos de melhoria nos processos atuais. Após a identificação, os pontos foram validados e confirmados com os envolvidos no setor, para que a equipe da UCJ pudesse estruturá-los e redesenhá-los através de técnicas e ferramentas próprias à gestão de processos.
A partir disso, então, foram realizadas melhorias no funcionamento dos processos. Tais melhorias visavam possibilitar a máxima eficiência, dinamizando ainda mais a prestação de serviços.
Resultados Obtidos com a Gestão de Processos
Um escritório de advocacia possui uma grande quantidade de processos. Tendo isso em vista, é comum que haja multas em detrimento do atraso na atualização deles.
Em janeiro, por exemplo, houve 109 processos atrasados, o que gerou uma multa de mais de R$30.000.
Após a implantação de nossas ferramentas entregues durante o projeto, foram contabilizados apenas 45 processos atrasados no mês de fevereiro. Isso representa uma redução de 60% das multas e uma economia de mais de R$19.000 para o escritório.
Nós podemos fazer o mesmo pelo seu negócio! Existe sempre algum setor que precisa aprimorar seus processos e se tornar mais eficiente. E você pode se beneficiar de um projeto de Gestão de Processos.
Se você quer aumentar a eficiência do seu negócio, reduzindo custos e aumentando a qualidade, impactando a satisfação dos seus clientes, fale consoco:
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Veja também:
- Gerenciamento de processos para pequenas empresas: vale a pena?
- O que esperar de um projeto de qualidade de processos?
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Texto escrito por Ana Clara Santos. Consultora da UFMG Consultoria Jr, foi uma das consultoras responsáveis pela execução do projeto.
