Para entendermos o que é um orçamento base zero, alguns conceitos devem ser esclarecidos primeiro. Não se pode entender, muito menos fazer um orçamento de base zero sem que se saiba o que é e como fazer um orçamento da maneira tradicional. Além disso, é desse entendimento que se pode decidir qual tipo de orçamento será o mais adequado para sua empresa.
Qual é a diferença entre um orçamento base zero e um orçamento tradicional?
Orçamento tradicional
Um orçamento é parte de um planejamento financeiro, em que, deve-se tentar prever e mensurar o faturamento e as despesas tanto da empresa quanto de seus setores para certo período de tempo. Ou seja, um empresário faz um orçamento, quando avalia suas prováveis vendas e serviços prestados, para assim calcular sua receita e seu gasto.
O objetivo de se realizar um orçamento é a capacidade de acompanhar e analisar os resultados da empresa ao longo do período desejado. Dessa maneira, se os gastos da empresa estiverem acima dos orçados, é um alerta para que o empresário dê mais atenção ao motivo disto estar ocorrendo.
Do mesmo modo, se suas receitas estão abaixo das que foram previstas e os gastos tiverem sido previstos corretamente, o empresário sabe que nesse cenário terá um lucro menor do que o esperado.
Entendido o que é um orçamento, bem como para que é feito, podemos entender como, normalmente, é feito um orçamento na maior parte das empresas.
A maior parte das empresas faz um orçamento baseado em seus gastos anteriores. Isto é, elas vêem quanto foi gasto por cada setor no passado, fazem reajustes de preços de serviços e produtos comprados, para saberem quanto será gasto por cada setor no novo orçamento. A partir disso, se calcula a quantidade e preço do produto que deverá ser vendido.
Orçamento base zero
Entretanto, existe outra maneira de se calcular o orçamento, na qual ao invés de se utilizar o período anterior como base, nenhum período é utilizado, por isso, esse orçamento é chamado de orçamento base zero.
Nesse tipo de orçamento, o empresário deve fazer uma análise dos gastos, questionando cada um deles e avaliando sua real necessidade. É importante que nenhuma alusão seja feita à gastos anteriores.
Para tal, o empresário deve fazer como se estivesse remontando sua empresa e todo seu processo produtivo, para que a partir daí obtenha seus gastos.
Por que utilizar o orçamento base zero?
Esse orçamento é utilizado para a redução de gastos desnecessários. Ao não tomar como base gastos anteriores, o orçamento é feito em cima do absoluto necessário para o bom funcionamento da empresa.
Essa redução de gastos é mais difícil em outros métodos de orçamento, uma vez que gastos anteriores já são tidos como necessários, mesmo que por vezes não sejam, por isso o orçamento de base zero tende a reduzir gastos.
Pontos de atenção
O lado negativo desse método é que demanda mais tempo do que outros. Pelo fato de não possuir base nenhuma, todo o processo deve ser remontado. Além disso, é necessário treinamento para que os gestores de cada área da empresa consigam identificar e justificar os gastos necessários para o funcionamento de sua área.
Sabendo disso, empresas com menor porte e processos simples muitas vezes optam pelo orçamento normal bem como empresas em que não há tempo para a realização do orçamento de base zero. Basta analisar qual o melhor tipo de orçamento para a empresa sabendo das vantagens e desvantagens de cada um.
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Texto escrito por Lucas Monteiro Medeiros , Consultor da UFMG Consultoria Júnior.
