As quick wins, ou ganhos rápidos, são oportunidades de fácil melhoria e com impacto significativo em os processos de uma empresa.
Elas se caracterizam principalmente por serem de fácil implementação e não exigirem muitos recursos, trazendo ganhos de curto prazo. Não é demandado muito tempo desde a identificação até os ganhos reais, os resultados podem ser inclusive imediatos.
O uso de Quick Wins é muito comum no Gerenciamento de Processos. Quando a empresa está remodelando o seus principais processos identificará oportunidades de ganhos rápidos que podem ser implementadas imediatamente, e planejará a implementação de melhorias mais complexas ao longo do tempo.
Continue lendo para aprender tudo sobre o que é Quick Win e como implementar na sua empresa!
Quick Wins: Baixo Esforço e Alto Impacto
Para que essa estratégia seja bem-sucedida e traga bons resultados é necessário que, primeiramente, se faça uma boa identificação e análise do impacto pelo esforço.
É válido ressaltar que após identificadas essas oportunidades de melhorias a implementação deve ser imediata. Aproveitar essas oportunidades com agilidade mantem a sua principal característica de gerar ganhos rápidos.
O mapa de oportunidades abaixo tem como intenção nortear a fase de identificação das quick wins. É um framework simples para classificar cada uma das oportunidades de melhoria que foram identificadas. Assim você pode evitar de cair em armadilhas, que demandam muito esforço e geram baixo resultado.
Assim como todos os processos no geral, as oportunidades de quick wins variam de empresa para empresa. Mas algumas características se mantem, que é o que as tornam simples. São alguns exemplos dessas estratégias:
- Eliminação e alteração de processos ineficientes ou desnecessários;
- Treinamentos de equipe;
- Ferramentas de fácil manuseio e entendimento, como planilhas.
No que tange a identificação dos fatores a serem mudados, é preciso considerar o uso de algumas ferramentas, como sessões de brainstorming, diagrama de causa e efeito, histogramas, diagrama de Pareto, entre outro.
Como Implementar uma Quick Win na minha Empresa?
Após identificar e classificar as oportunidades de quick win passa-se para a próxima fase: a análise.
Uma Boa Comunicação é Indispensável
Nesta etapa é necessário que se tenha uma boa comunicação entre o dono do processo e as partes afetadas com a mudança proposta. Essa comunicação deve se estender desde a etapa de identificação até após a implementação, com os ganhos obtidos.
É necessário que uma liderança forte e inspiradora esteja gerindo a mudança organizacional. Desta forma, mantem-se uma transparência entre todas as partes envolvidas.
A Priorização das Oportunidades
A priorização é indispensável em qualquer processo, e com as quick wins não é diferente.
Durante a identificação, podem ser encontradas inúmeras oportunidades de mudanças. Entretanto, é inviável lidar com todas ao mesmo tempo.
Tendo isso em vista, é necessário que se faça uma espécie de funil de priorização com critérios a serem decididos. Um exemplo pode ser priorizar as oportunidades pela melhor relação de ganho potencial sobre esforço despendido.
É Necessário Medir para Gerenciar
Por fim, é primordial também que se tenha de forma bem estruturada os ganhos esperados e obtidos pelas medidas a serem implementadas.
Essa demonstração deve ser feita de forma quantitativa, mostrando a diferença entre os cenários comparados. Os cenários podem ser o atual – ou antes da implementação – e o resultado final – após a possível implementação. É preciso definir indicadores chave para acompanhar o desempenho do processo e afirmar com assertividade se houve melhoria com as implementações.
Leia o nosso texto sobre KPI – Indicadores Chave de Performance -, e esteja por dentro das melhores práticas de gerenciamento de indicadores:
O acompanhamento pode ser realizado por meio de um painel de gestão à vista, ferramenta eficiente para exposição de desempenho para equipes.
Utilize Métodos para Gerenciar: Conheça o PDCA
É de extrema importância a utilização de algum método que oriente o gerenciamento das mudanças desejadas. O uso do Ciclo PDCA na fase de implementação pode aumentar a eficiência e agilizar a obtenção dos resultados.
O PDCA é uma simples ferramenta de gestão que consiste em quatro passos:
- P: Planejar (Plan);
- D: Executar (Do);
- C: Checar (Check);
- A: Agir (Act),
Por meio dele é possível identificar os problemas, propor planos de ação e colocá-los em execução, validar o que deu certo e o que não deu e agir sobre os desvios encontrados.
As quick wins são muito identificadas em projetos específicos de gerenciamento de processos. Por este motivo é importante contar com um profissional da área de gestão de processos quando você pretende aumentar a eficiência de sua empresa.
O Gerenciamento de Processos entra no escopo de Redução de Custos, um dos resultados obtidos com um projeto de consultoria empresarial. Leia o nosso artigo sobre O Que Esperar de um Projeto de Gerenciamento de Processos:
Utilizando todos esses conhecimentos você já poderá implementar quick wins em sua empresa. É importante para um empresário sempre buscar melhorias contínuas, implementando-as quando surgem as oportunidades para corrigir problemas e alavancar resultados – mesmo que de curto prazo.
Texto escrito por Helena Freire – Consultora da UFMG Consultoria Jr.
