A sua equipe se sente sobrecarregada? Os resultados não estão como o esperado?
O método GTD é a ferramenta ideal e indispensável para melhorar a produtividade. Então, se você busca melhores resultados enquanto otimiza o uso do tempo e energia, continue a leitura e conheça esse método!
O que é o método GTD?
Conhecer metodologias que otimizem os seus processos pode ser a solução para melhorar a produtividade! Assim, a equipe pode realizar mais tarefas em menos tempo, obtendo melhores resultados e gerando mais lucro.
Quer saber mais sobre as vantagens da gestão de processos? Confira!
Por isso, queremos te apresentar o método GTD para que você conheça a técnica e os seus benefícios.
A ferramenta surgiu em 2001, criada por David Allen. O conceito veio de um livro denominado “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” ou, em tradução livre, “A Arte de Fazer Acontecer: Estratégias para Aumentar a Produtividade e Reduzir o Estresse”.
O guia é mais do que um sistema de gerenciamento de tempo, pois o instrutor de produtividade David Allen teve anos de experiência treinando profissionais. A ferramenta GTD busca gerar organização, gestão de pendências, foco e melhores resultados.
Está interessado nessas vantagens? Continue a leitura para entender na prática!
Como a ferramenta funciona?
Agora, é o momento de apresentar como a técnica GTD funciona.
A ferramenta está centrada em mover as tarefas de interesse e informações que precisam ser lembradas para fora da mente dos envolvidos, esvaziando o peso gerado por essas obrigações mentais e permitindo maior controle.
Assim, fica mais fácil organizar as tarefas, ter consciência sobre a importância de cada uma e dividir as suas etapas. Depois de classificar as etapas, será mais fácil agir em cada uma de forma, gerando mais resultado em menos tempo.
Conheça a seguir as etapas da metodologia GTD!
Quais são as etapas do método GTD?
Para que a prática fique bem clara na sua mente, vamos te apresentar as etapas de realização da ferramenta. Siga a leitura:
- Capturar
Você deve limpar a sua mente para conseguir pensar nas suas pendências e colocá-las para fora. Depois, olhe para a desordem de tarefas e organize-as.
Isso envolve tarefas como e-mails profissionais pendentes, telefonemas a fazer, projetos, compromissos, até mesmo as tarefas simples do seu dia a dia. Transfira essas tarefas para um sistema no qual poderá gerenciar, como o bloco de notas ou um software.
- Processar
Entenda o que é preciso fazer com cada uma das atividades elencadas, reflita sobre elas. Pense na importância e na urgência de cada uma, imaginando quais precisarão de ações mais imediatas, quais podem ser repassadas para outra pessoa ou as que nem são de fato essenciais.
- Organizar
Depois de decidir como as tarefas devem ser acionadas, veja qual a data de vencimento delas, classifique as prioridades, registre todas as informações… E use a árvore de decisão do método GTD.
David Allen explica que você pode utilizar uma série de perguntas para entender as ações apropriadas para cada tarefa. Entenda:
Lixo: Quais são os itens que não valem o seu tempo e não precisam ser cumpridos.
Referências: Aqui ficam as informações úteis, mas que não requerem nenhuma ação imediata. Elas podem ser necessárias no futuro.
Algum dia/talvez: São as tarefas que você não tem certeza se devem ser feitas imediatamente. Registre e revise essas tarefas com regularidade.
Agora, você deve categorizar as tarefas de acordo com seus contextos e classificar em grupos vinculados, como “E-mails”, “Lixeira”, “Ligações” e outros . Claro, sempre pensando nas prioridades e urgências.
Depois, determine em quanto tempo a ação deve ser tomada: 2 minutos, dias, meses… Também defina quem é o responsável por ela, como deve ser feita e mais. Então, responda se as tarefas estão:
Em lista de espera: você delegou a outras pessoas ou precisa de alguma informação para continuar.
Em lista de próximas ações: ações sem data de vencimento.
Calendário: ações agendadas para ter a sua conclusão em determinado dia e hora.
- Revisar
Depois da organização, continue revisando o seu fluxo de trabalho com frequência. Avaliar as tarefas deve ser uma tarefa constante, para monitorar o progresso, identificar mudanças, minimizar distrações, relembrar informações e mais.
- Executar
Agora, o foco é na execução. Fique livre de distrações e deixe todos os materiais à sua frente, inclusive as informações sobre a tarefa que você anotou. É hora de pôr as mãos na massa!
É claro, o método GTD requer tempo e energia para ser configurado, mas, ao final, passará a ser fluido e a fazer parte do dia a dia do profissional. O registro e a execução das tarefas passarão a ser automatizados, garantindo a melhor qualidade.
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A metodologia é ideal para evitar erros, falhas, atrasos, aumentando a produtividade e gerando maior lucro. Com certeza, se você lida com dificuldades para organizar o que deve ser feito, precisa da técnica GTD na sua rotina.
A falta de controle sobre os processos pode gerar problemas gigantes, o que interfere diretamente nos resultados. Sabemos que essa organização pode parecer complexa, e a UCJ está disponível para te auxiliar. Somos referência em gestão de processos. Fale conosco!
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